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长文档编辑技巧之三:wps对页眉页脚的编辑

为文档添加页眉和页脚

  很多长文档都有漂亮的页眉和页脚,有的是书的名称,有的是公司的logo,还有页码等等,这些使用“页眉和页脚”就可以轻松完成。
“页眉和页脚”是指文档中每个页面页边距的顶部和底部的区域,在长文档中通常在页眉上放上公司的名称或书的名字,页脚放上页码。(如图14)


图14

  操作方法:选择“视图|页眉和页脚”,这时光标定位到页眉,同时“页眉和页脚”工具栏显示出来。其中各个按钮对应的是:插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、页面设置、同前节、在页眉和页脚间切换、显示前一项、显示后一项。当光标在第一节的页眉和页脚时“同前节”按钮为灰色不可选,在长文档中经常要为某一节设置为不同的页眉和页脚。
  操作方法:光标定位在页眉和页脚位置,分别单击“同前节”按钮,使其处于非激活状态,这样对本节的页眉和页脚设置就就只对本节起作用(如图15)


图15

  利用分节符为文档设置不同的页眉和页脚
  如果长文档每一部分要设置不同的页眉和页脚在使用上面的方法后,就发现这个是不能完成的,难道只有新建文档能完成这个仅仅是换一个页眉和页脚的事吗?当然答案是否定,利用“节”就可轻松完成每节都有独立的“页眉和页脚”。
  “节”是指文档的一部分,可在其中设置某些页面格式选项。如果要更改文档的部分“页面设置”或“页眉和页脚”等就需要创建一个新的“节”。一个文档可以由几个“节”组成,“节”相当于文档中的“子文档”。
  方法有两种:
  光标定位到需要重新开始一节的位置,选择“插入|分隔符|下一页分节符”菜单项,此时光标就跳到下一节的开始(如图16)。


图16

  光标定位到需要重新开始一节的位置,选择“文件|页面设置”,对下一节进行相关设置后,选择选项卡下的“预览”的“应用于”为“插入点之后”,单击“确定”(如图17)。
  根据实际情况,选择合适的分节符类型。


图17

  相关解释如下:
  下一页分节符:插入一个分节符,新节从下一页开始,通常就使用这个。
  连续分节符:插入一个分节符,新节从同一页开始,通常很少用。
  偶数页分节符:插入一个分节符,新节从下一个偶数页开始,如果光标位置的页码是2,插入分节符后,光标的位置的页码就是4。
  奇数页分节符:插入一个分节符,新节从下一个奇数页开始,如果光标位置的页码是1,插入分节符后,光标的位置的页码就是3。
  如一个长文档分为“封面、目录、正文、附录”,则可以分成四节,这样,可以对每一节设置各自独立的页眉和页脚。如果有一张表格的列数太多,可考虑把那一张横着放,这时就需要在表格前后各插入一节分节符(如图18,文档被分成三节),再把表格所在页的“页面设置”的方向设为“横向”。


图18

  将文档保存为模板  
  在做好上面设置后,很多人一定很困惑,难道每次写这样的长文档都要这么做一次?当然不用,“模板”就是解决这个问题最好的方法:“仅此一次,下不为例”。
当所有的设置完成以后(如图19),我们就可以把其设为模板(.wpt),这样可以方便以后重用,当需要编写相同或类似的文档时调用此模板,就会生成基于此模板的新文档。


图19

  操作方法是:
  选择“文件|保存”菜单项,打开“另存为”对话框,选择“保存类型”为“WPS文字 模板文件(*.wpt)”,给模板起一个有意义的名字(如图20)。


图20

  以后使用时的方法是:选择“文件|本机上的模板”,弹出“模板”对话框,双击我们定义的模板即可生成基于此模板的新文档(如图21)。


图21

  模板通常保存在:X:Documents and Settings用户名Application DataKingsoftoffice6templates目录下。
  其中:X:表示用户的操作系统安装的盘符;用户名:是当前操作者的用户名。

 

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