如何使用有效性控制数据录入

　　本次内容简介：如何使用有效性控制数据录入

　　在很多情况下，规范化地录入数据有助于企业进行统一管理，一来可以对数据录入进行有效的控制，二来尽可能地减少用户误操作从而提高工作效率。因此，WPS表格的“数据有效性”功能就应运而生，它主要用于对用户录入的数据进行实时检查，以保证数据被正确地输入。
　　“数据有效性”是WPS Office 2005中表格组件中新增的功能，它通常用于以下几个方面：
　　１、限制非法数值、日期或文本长度数据的输入；
　　２、指定序列输入数据；
　　３、根据自定义公式限制数据输入；
　　４、利用有效性进行信息提示。
　　由于“有效性序列”在实际工作使用非常广泛，将在其他文章中单独介绍，在这里将对其他3种应用进行简单介绍。

　　指定日期数据的录入

　　 如果数据表管理员希望用户在工作表A列只能输入指定区间的日期数据，如：2006年的所有日期，可以通过“数据有效性”来进行控制，具体设置如下：
步骤1　启动WPS表格新建一个空白工作表，选中“A列”区域后，选择“数据｜有效性”菜单项，弹出“有效性”设置对话框，如图 1所示。

图1 打开“数据有效性”对话框

　　步骤2　在“设置”选项卡的“允许”下拉菜单下选择“日期”，在“数据”下拉菜单中选择“介于”，并在“开始日期”中输入“2006-1-1”，在“结束日期”中输入“2006-12-31”，设置如图 2所示。

图2 设置日期区间

　　步骤3　点击“确定”后，用户在A列区域只允许输入以上区间的日期。如果输入区间以外的日期，系统将给出“错误提示”，如图 3所示。

图3 指定区间以外的日期输入后的错误提示

　　按指定文本长度进行输入

如果用户为了统一产品编号的输入，要求数据录入者只能输入8位的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤简介如下：
如图 3所示，用户首先选择B列，再选择“数据｜有效性”菜单项，在打开的对话框中按图 4所示进行设置即可。

图4 限制文本长度输入设置

　　经过设置以后，用户只能在B列的产品编号中输入8位的编号，否则系统将出现类似图 3的错误信息提示。

　　前面介绍的方法都是对于单一条件的限制录入，如果人事部门为了便于统一日期格式，要求员工只能输入8位的日期数字（yyyymmdd日期格式），如“20061231、20080808”等日期数据，那又应该如何控制呢？员工信息表如图 5所示。

图5 员工信息录入表

　　 由于日期数据的特殊性，如果仅仅通过使用“整数”的限制，就很难控制非法日期的输入，如：“20051234”、“20060229”这样的日期，因此用户需要使用自定义公式来进行控制。具体设置如下：
　　步骤1　首先选定“员工信息表”中的D2:D6单元格，选择“数据｜有效性”菜单项，在弹出的对话框中，设置“自定义”有效性公式如图 6所示。
　　有效性公式为：
　　=IF($D2="",1,(LEN($D2)=8)*TEXT($D2,"0-00-00"))
　　公式含义解释如下：
　　1、公式1：(LEN($D2)=8)用于判断输入的数据必须是8位；
　　2、公式2：TEXT($D2,"0-00-00")主要用于将数值转换为日期格式，并与公式1进行运算，如果是正常日期，结果返回为日期序列；如果是非法日期，则结果为：#Value!错误。
　　另外，由于在有效性公式的判断中，结果为非0数值和True时，结果为真，满足限制条件；当结果为0、False和错误时，结果为假，即不满足条件。

图6 通过“自定义有效性公式”控制输入

　　步骤2　为了让员工了解输入的日期格式，用户还可以在“输入信息”选项卡中进行“提示信息”的输入，如图 7所示。

图7 输入用户提示信息

　　步骤3　同时为了提供更加人性化的提示，当员工输入错误的日期后，用户还可以在“出错警告”中输入信息以示提醒，输入内容如图 8所示。

图8 添加“输入错误”时的错误信息

　　步骤4　点击“确定”按钮保存设置，返回工作表。当用户点击D2:D6单元格时，系统出现图 9中左图所示的信息提示，如果用户输入错误的日期，系统将出现错误提示，如图 9中的右图所示。

图9 “输入信息”和“错误信息”提示

　　注意:由于数据有效性只能限制用户手工输入，而不能控制“复制粘贴”操作，请使用时必须注意。

　　小结：
　　1、WPS表格的“数据有效性”通常用于有目的地限制用户非法输入，从而达到规范化输入数据的目的。
　　2、如果系统提供的常规用法不能满足用户的需要，可以通过“自定义公式”来进行控制，用途更加广泛，功能更加强大。
　　3、 借助““有效性”的“输入信息”选项卡，用户可以实现类似“批注”的信息提示。


　　适用范围:
　　适用于WPS Office 2005（751）以上版本。　　

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